Офисный переезд может стать для бизнеса настоящим бедствием: работа стоит, документы теряются, коммуникация внутри компании нарушается. Но при правильной организации все пройдет практически безболезненно. Разобраться, как перевезти офис с наименьшими потерями, нам помогла Екатерина Мухина, коммерческий директор сервиса «Грузовичкоф».
Как организовать офисный переезд: важные этапы и 6 практических советов
Содержание
Ошибки при организации офисного переезда могут не только внести путаницу в рабочие процессы, но и нанести компании финансовый ущерб и негативно отразиться на сотрудниках и клиентах. Чтобы избежать утраты ценных вещей, порчи оборудования и потерь времени и денег, доверить организацию переезда стоит надежному и опытному грузоперевозчику.
Екатерина Мухина, коммерческий директор сервиса «Грузовичкоф»:
Офисный переезд — вторая по популярности услуга в сервисе «Грузовичкоф» для корпоративных клиентов. При этом растет потребность не в стандартной погрузке, транспортировке и выгрузке. Компаниям требуются комплексные решения, которые подстраиваются под специфику и график бизнеса.
Офисный переезд: важные этапы подготовки
Грамотная подготовка к переезду офиса — это половина успеха всего дела. На этой стадии важно действовать поэтапно.
-
Определить тип переезда: быстрый или постепенный.
Первый вариант занимает два-три дня, но подходит только для компаний с небольшим штатом. Постепенный предполагает, что отделы по очереди переезжают в новое помещение. Он может затянуться на недели или даже месяцы. При этом важно продумать, как сохранить эффективное взаимодействие внутри компании.
-
Подобрать новое помещение.
При выборе учитывать стоит не только престиж района, но и удобство для сотрудников, транспортную доступность, а кроме того — целевую аудиторию бизнеса. Например, если вы работаете с монтажными и строительными организациями, имеет смысл рассматривать окраину города, где активно ведется застройка.
-
Уведомить сотрудников.
О планирующемся переезде сотрудников офиса лучше уведомить заранее. Так у них будет больше времени для подготовки и упаковки личных вещей. Если переезжать приходится срочно, сообщите об этом людям, как только принято решение, и подчеркните важность задачи.
-
Назначить ответственных.
Для координации переезда рекомендуется назначить нескольких ответственных. Это позволит обеспечить слаженность действий и эффективное выполнение задач, даже если один из ответственных внезапно окажется недоступен.
-
Сообщить новый адрес клиентам и партнерам.
Уведомлять о смене местоположения офиса принято в письменной форме. В письме можно указать новый адрес, дату начала работы на новом месте, а также приложить карту и схему проезда.
-
Разработать четкий план переезда.
При планировании важно учесть все необходимые работы как в новом, так и в старом помещении. Не лишним будет завести чек-лист, в котором будут отмечаться выполненные задачи. Чем больше систематизации, тем легче пройдет переезд.
-
Выбрать грузоперевозчика.
Найдите компанию-перевозчика заранее и согласуйте с ней даты переезда, чтобы не полагаться только на силы сотрудников и избежать стрессовых ситуаций в коллективе.
-
Запланировать переподключение коммуникаций.
О провайдерах интернета и телефонных услуг в новом офисе стоит позаботиться заранее, чтобы ко дню переезда все необходимые коммуникации уже были подключены.
Екатерина Мухина, коммерческий директор сервиса «Грузовичкоф»:
Все подготовительные процедуры не обязательно проводить самостоятельно — их тоже можно отдать на аутсорс. Доверив планирование и организацию офисного переезда грузоперевозчику, который специализируется на таких услугах, вы сможете сфокусироваться на своих обычных бизнес-задачах. Сам переезд отнимет у сотрудников минимум рабочего времени — фактически, только на сборы вещей и обустройство на новом месте.
Доверьте подготовку к переезду офиса профессионалам. Закажите офисный переезд под ключ в «Грузовичкоф Бизнес».
6 советов, как перевезти офис быстро и легко
Чтобы сделать офисный переезд максимально комфортным, простым и быстрым, следуйте этим советам:
- Составьте планы текущего и нового офисного помещения с учетом расстановки мебели и рабочих мест. Проследите, чтобы для подключения офисной техники было достаточно электрических розеток.
- Оцените объем груза и расстояние между офисами, чтобы выбрать подходящий транспорт.
- Воспользуйтесь услугами профессиональных бригад грузчиков и, при необходимости, такелажников для перемещения тяжелых предметов.
- При упаковке вещей используйте коробки с маркировкой, защитную упаковку для офисной техники и мебели, открытые коробки для растений. Оберните крупные предметы стретч-пленкой и гофрокартоном, чтобы поверхность не поцарапалась во время транспортировки и разгрузки.
- Разберите и качественно упакуйте мебель, особенно если переезжать приходится на большое расстояние. Особое внимание стоит уделить защите стеклянных и других хрупких элементов.
- Переезд лучше назначить на выходные дни — так с понедельника компания сможет работать в штатном режиме.
Грамотный подход к организации переезда делает его быстрым и беспроблемным, а главное — освобождает руководителей и сотрудников от ненужных хлопот.
Чтобы не заниматься офисным переездом самостоятельно, воспользуйтесь комплексной услугой по офисному переезду от «Грузовичкоф Бизнес». Сервис предлагает полную организацию процесса — от базовых грузоперевозок до разработки плана рассадки и подключения оборудования на новом месте.
Екатерина Мухина, коммерческий директор сервиса «Грузовичкоф»:
Тщательная подготовка — ключ к успеху при офисном переезде, так как любые задержки могут привести к потере клиентов и финансовым убыткам. Наша цель состоит в том, чтобы оперативно и качественно перевезти наших заказчиков, поскольку это непосредственно влияет на продуктивность их бизнеса.
Преимущества «Грузовичкоф Бизнес» для офисного переезда:
- Оценщик бесплатно выезжает в офис в день обращения.
- Стоимость услуги действительна в течение месяца после выезда оценщика. Цена не меняется в процессе выполнения работ.
- При необходимости можно провести онлайн-оценку.
- Подготовка плана расстановки мебели и других вещей в новом рабочем пространстве.
- Собственный магазин упаковки, в котором специалисты заранее подбирают подходящие упаковочные материалы.
- Упаковка и маркировка вещей для более оперативной их расстановки.
- Сопутствующие услуги: демонтаж и монтаж мебели, отключение и подключение оборудования и устройств, вывоз мусора и другие опции комплексного переезда под ключ.
- Организация переезда любого масштаба — маленького и большого офиса, здания и даже склада — с учетом особенностей бизнеса.
С «Грузовичкоф Бизнес» вам не придется беспокоиться о планировании, соблюдении сроков или сохранности имущества. Офисный переезд пройдет без потерь, стресса и сбоев в рабочих процессах.
Получите индивидуальное решение специально для вашей компании и оцените все преимущества офисного переезда с «Грузовичкоф Бизнес».
Реклама gruzovichkof 2VfnxwA755A
